Anpassungen in der Archivsatzung
Änderung der Satzungsentwürfe
Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:
Die Satzungsentwürfe werden wie folgt geändert:
- Änderung des Entwurfs der SATZUNG über die Aufgaben und die Nutzung
des Stadtarchivs
a. §2 Absatz 5 letzter Satz („Die Beteiligung erfolgt in der Form, dass die Archivstelle bei allen Maßnahmen beratend hinzugezogen wird.“) wird gestrichen.
b. §5 Absatz 3, zweiter Satz („Die abgebende Stelle wird im Vorfeld über die geplante Erteilung der Nutzugsgenehmigung informiert, soweit dies möglich ist.“) wird gestrichen.
c. §5 Absatz 4 wird gestrichen.
d. § 11 Absatz 11 letzter Satz („Vor der Publizierung der Reproduktion ist die abgebende Abteilung zu informieren; diese hat in begründeten Fällen eine Woche Zeit zu widersprechen.“) wird gestrichen. - Änderung des Entwurfs der NUTZUNGSORDNUNG des Archivs der Stadt Maintal
a. §7 Absatz 3, letzter Satz („Vor der Publizierung der Reproduktion ist die abgebende Abteilung zu informieren; diese hat in begründeten Fällen eine Woche Zeit zu widersprechen.“) wird gestrichen.
b. §11 wird gestrichen. §12 wird zu §11. - Änderung des Entwurfs der GEBÜHRENORDNUNG für das Stadtarchiv der Stadt Maintal
a. In §3 werden die Worte „in begründeten Einzelfällen“ gestrichen.
Begründung:
Die Satzung trifft an einer Vielzahl von Stellen Regelungen, die die Regelungen des Hessischen Archivgesetzes einschränken oder auch nicht in vergleichbaren Regelungen anderer Gemeinden zu finden sind. So bleibt die Regelung in §2 Absatz 5 hinter den Festlegungen des §4 Absatz 4 des Gesetzes zurück und sichert dem Archiv nur eine mindere Beteiligung, die dem Geist des Archivgesetzes widerspricht.
Insbesondere die §5 Absatz 3 und 4 widersprechen den Grundsatz der Trennung von Archiv und Verwaltung im Archivgesetz. Diese sieht vor, dass die Verwaltung keinen Einfluss mehr auf den Umgang mit Archivgut nehmen soll. Sie verliert mit der Archivierung die Verfügungsgewalt über die Unterlagen und den Umgang mit diesen. Hier ist auf §3 Absatz 1 zu verweisen, die das Verfügungsrecht dem Archiv zuordnet. Zudem strebt der Magistrat eine Verkürzung der Schutzfristen für sein Handeln an.
Diese Schutzfrist gilt jedoch gegenüber Jedermann und damit auch gegenüber der Verwaltung. Aus den genannten Gründen ist auch die Streichung in §11 Absatz 1 vorzunehmen. In gleicher Weise verstößt §7 Absatz 3 der Nutzungsordnung gegen die Autonomie des Archivs und ist daher zu streichen. Gleiches gilt für den §11 der Nutzungsordnung. Auch hier soll ein Nutzungsprivileg der Verwaltung gesichert werden.
§10 der Nutzungsordnung trifft eine Regelung zum Gebührenerlass. Diese ist wortgleich in die Gebührenordnung zu übernehmen. Eine explizite Begründung in Einzelfällen ist abzulehnen, da durch die Beschreibung des Berechtigtenkreises für den Gebührenverzicht eine hinreichende Konkretisierung gegeben ist, die nicht zusätzlich zu begründen ist. Die Begründung erhöht die Hürde für die Befreiung in ungerechtfertigter Weise.